As novas regras que vão mudar a faturação!

By Samsys 6 anos atrás

 

Com o início do novo ano, muito vai mudar no que diz respeito às regras de faturação. E se é assim, existem duas opções: estar preparado ou… estar preparado. O novo regime de faturação vai entrar em vigor e a Samsys sabe o que fazer.

Em Agosto deste ano foram publicados em Diário da República os Decretos de Lei n.º 197/2012 e n.º 198/2012, que implicam várias alterações das regras de facturação, com entrada em vigor já a partir de 1 de Janeiro de 2013.

Entre as principais alterações, destacamos:

  • Passa a ser obrigatória a emissão de facturas para todas as entidades, independentemente do valor de emissão;
  • São eliminados todos os tipos de documentos “equivalentes à factura” (tais como vendas a dinheiro, talões de venda, etc.);
  • Passa a ser obrigatória a comunicação de todos os documentos de facturação emitidos à Autoridade Tributária (AT), até ao dia 8 do mês seguinte à emissão do documento;
  • Os sujeitos passivos são obrigados a comunicar à AT os elementos dos documentos de transporte processados, antes do seu início;
  • A comunicação efectuada à AT pode ser automática, através de um webservice.

Saiba mais ao longo deste artigo ou nesta reportagem da PHC e avance para uma das soluções que a Samsys tem ao seu dispor:

 

As alterações impostas em termos de facturação

A emissão de factura passa a ser obrigatória para todas as transmissões de bens e prestações de serviços, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços e ainda que estes não a solicitem (Artº29 nº 1– al. b).

Os sujeitos passivos não podem emitir e entregar documentos de natureza diferente da factura para titular a transmissão de bens ou prestação de serviços aos respectivos adquirentes ou destinatários (Artº29 nº19).

No entanto, de modo a assegurar que não são aumentados os encargos administrativos para os sujeitos passivos, permite-se que sejam emitidas facturas simplificadas:

  • Nas transmissões de bens efectuadas por retalhistas a particulares quando o valor da factura seja inferior a 1000€;
  • Em quaisquer outras transmissões de bens e prestações de serviços de montante não superior a 100€, neste caso quer os adquirentes sejam sujeitos passivos ou particulares (Artº 40).

Estas facturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

  • Nome ou denominação fiscal e nº de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
  • Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
  • Preço liquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido ou preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
  • N.º de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo, ou não sendo sujeito passivo, quando este o solicite.

A partir de 01 de Janeiro de 2013 apenas poderão ser emitidos os seguintes documentos de facturação:

  1. Factura;
  2. Nota de Crédito
  3. Factura Simplificada;
  4. Nota de Débito;
  5. Factura/Recibo, com a configuração da actual venda a dinheiro.

Será criado no software o conceito de Série Fechada, que permitirá ao utilizador fechar todas as séries de documentos que deixam de poder ser utilizadas mas são mantidas para efeitos de inclusão no ficheiro SAFT.

Até lá, e para evitar eventuais enganos, nas gamas Advanced e Enterprise, sugerimos a criação de um Workflow Operacional.

Na gama Corporate, uma vez que não existe essa funcionalidade, sugerimos a configuração dos acessos de utilizador por tipo de documento ou a criação de uma Regra de utilizador ao gravar.

No caso de sujeitos passivos que não tenham sede, estabelecimento. Estável ou domicílio em território nacional, que tenham nomeado representante nos termos do artº 30, as facturas emitidas, devem conter o nome ou denominação social e a sede, estab. Estável ou domicílio do representante, bem como o respectivo nº de identificação fiscal (Artº36 nº 9).

A elaboração de facturas por parte do adquirente dos bens ou serviços fica sujeita à menção “autofacturação” (Artº 36 nº10- al.c).

Salvo no caso das vendas referidas no nº 9 do art.ºº 60, as facturas emitidas por retalhistas sujeitos ao regime especial de tributação previsto no Artº60, não conferem direito à dedução, devendo delas constar a menção “IVA-não confere direito à dedução” (Artº 62).

A mesma menção ou similar deve constar das facturas emitidas pelos revendedores no caso de entregas efectuadas por conta dos distribuidores (Artº72, nº 4).

As facturas relativas a operações abrangidas pelo nº 1 do Artº7, bem como as facturas relativas a operações abrangidas pelo Artº5 e Artº4 do regime especial de exigibilidade de imposto, devem ser numeradas sequencialmente numa série especial e conter a menção “Exigibilidade de caixa”.
Nomeadamente o caso das Empreitadas e Subempreitadas das obras públicas.

De acordo com o Artº6 do regime especial de tributação dos bens em segunda mão, objectos de arte, de colecção e antiguidades, as facturas relativas às transmissões efectuadas ao abrigo do regime especial de tributação da margem, emitidas pelos sujeitos passivos revendedores, devem conter a menção “Regime da margem de lucro-Bens em segunda mão”, “Regime da margem de lucro-Objectos de arte” ou “Regime da margem de lucro-objectos de colecção e antiguidades” conforme os casos.

Nas situações em que o destinatário ou adquirente for o devedor do imposto, as facturas emitidas pelo transmitente dos bens ou prestador dos serviços devem contar a expressão “IVA-autoliquidação”.

A mesma menção deverá constar no caso de facturas emitidas com renuncia á isenção quando o adquirente seja um suj.passivo dos mencionados no nº1 do Artº2 do código do IVA. Quanto a prazos:

  • As facturas e notas de devolução devem ser emitidas o mais tardar até ao 5º dias útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido (Artº36 nº 1- al.a) e nº 3;
  • As facturas devem ser emitidas o mais tardar no 15º dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido, no caso das prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis no território de outro estado membro (Artº36 nº 1- al.b);
  • Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a uma transmissão de bens ou prestação de serviços ainda não efectuada, bem como no caso em o pagamento coincide com o momento em que o imposto é devido.

A comunicação pode ser efectuada por:

  1. Transmissão electrónica de dados em tempo real, integrada em programa de facturação electrónica;
  2. Transmissão electrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T;
  3. Por inserção directa no portal das finanças.

Os sujeitos passivos obrigados a produzir o SAF-T, devem optar por uma das 2 primeiras modalidades.

A comunicação deve ser efectuada até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão da factura, não sendo possível alterar a via de comunicação no decurso do ano civil.

Os documentos de transporte só podem ser emitidos por:

  • Via electrónica, devendo estar garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo;
  • Programa informático certificado;
  • Software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, de cujos direitos de autor seja detentor;
  • Em papel, utilizando impressos numerados seguida e tipograficamente.

Os documentos de transporte, quando o destinatário não seja conhecido na altura da saída dos bens, são processados globalmente e impressos em papel.

As alterações ao local de destino, ocorridas durante o transporte, ou a não aceitação imediata e total dos bens transportados, obrigam à emissão de documento de transporte adicional em papel, identificando a alteração e o documento alterado.

A comunicação prevista é efectuada da seguinte forma:

  • Por transmissão electrónica de dados para a AT, sendo que a AT atribui neste caso um código de identificação ao documento que dispensa da impressão do documento de transporte;
  • Através de serviço telefónico com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte.

Esta comunicação não é obrigatória para os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham um volume de negócios inferior ou igual a 100.000€.

Exemplos práticos no Software PHC CS:

A natureza do documento a enviar não pode ser diferente de factura.

Assim, a escolha de um tipo de documento de facturação deverá ter configurada esta obrigatoriedade, como se vê no canto superior esquerdo da imagem seguinte:

Passa a ser obrigatório passar factura caso existam adiantamentos.

A imagem seguinte mostra essa obrigatoriedade no Software PHC CS, com uma configuração de “Fatura” no ecrã de Recibos de Adiantamento:

Numa factura simplificada poderá ter que inserir o NIF do cliente caso este o solicite.

No Software PHC esse e outros dados são acedidos de forma imediata no ecrã de facturação, através do botão “Cliente” no lado direito do ecrã:

A nota de devolução ou nota de crédito deverá identificar o documento de origem e especificar o que foi alterado relativamente a esse documento de origem.

Veja na imagem como aceder ao ecrã onde pode activar o acesso ao documento original, para que seja realizado automaticamente:

 

Quer mais informações sobre as nossas soluções em software certificado PHC para faturação? Contacte-nos! Teremos todo o gosto em conversar consigo sobre uma solução à medida do seu negócio e que potencie a sua empresa.
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