Foi no final de 2016 que se estabeleceu o contacto entre a Gerência da Samsys e os Talhos Carnes São Martinho, com o objetivo de encontrar uma solução para uma necessidade que este estabelecimento de comércio de carnes manifestou – melhorar a organização ao nível de custos, tesouraria, contabilidade e stocks, sobretudo entre todos os talhos do grupo.
Core Business da Empresa Carnes São Martinho
A Carnes São Martinho surgiu na sequência da necessidade de se afirmar no mercado, devido ao facto de terem diversos talhos dispersos no Vale do Sousa e no concelho de Matosinhos.
Presentes no mercado há 18 anos, apresentam produtos de qualidade ao melhor preço, apostam na formação do pessoal.
Acompanham na íntegra todas as tendências e exigências legais, que levam à evolução organizacional nas diferentes áreas contabilísticas e informáticas. As equipas que formaram distinguem-se por serem absolutamente interligadas e dinâmicas.
Para saber mais, visite a página de Facebook da Carnes São Martinho.
Evolução da Parceria
Ao longo do tempo, novas obrigatoriedades foram surgindo e a empresa sentiu que não tinha possibilidade de, com os meios que foram implementados, cumprir as obrigatoriedades legais que a lei determina, designadamente a obrigação de controlar os lotes, rastreabilidade e qualidade. Assim, foi necessário começar a controlar stocks e as suas propriedades, nomeadamente lotes, números de identificação animal e locais de nascimento, criação e abatimento.
De imediato, a Samsys manifestou vontade de colaborar, apresentando a solução ideal para o caso, após um estudo com base em várias reuniões, de uma ferramentas que poderia ser implementada e que ajudaria a melhor organizar a gestão desta empresa.
Ao fim de 4 meses de configurações e ajustes, teve início o primeiro talho-piloto, que foi o Talho das Termas e até ao final de agosto ficaram implementados todos os processos nos outros dez talhos. No total, desde que a solução foi apresentada até ao fim do processo, passaram-se 7 meses.
Desafio e contributo da Samsys
As Soluções
Hardware | Servidor HP ProLiant
Substituição do servidor antigo, por um servidor com características mais avançadas e atualizadas, que foram ao encontro das necessidades do cliente, na medida em que melhorou o desempenho e rapidez das aplicações que o cliente utiliza. Outra melhoria verificada foi a passagem de um sistema em Workgroup para um sistema em domínio, o que permite centralizar todos o recursos num único administrador.
Assim, todos os computadores ficaram sob controlo deste servidor, o que fez com que os dados fiquem centralizados e salvaguardados num único servidor.
Uma característica adicional do servidor é que se trata de um equipamento com sistema de discos em RAID5 que é um sistema que protege contra falhas físicas de um disco individual ao distribuir parte da informação de cada disco pelos outros.
Para suporte às aplicações Sage foi instalado o SQL Server, permitindo criar várias bases de dados das empresas do Grupo Carnes São Martinho.
Como forma de garantir a segurança do cliente, foi implementado o sistema de backups utilizando uma NAS, em conjunto com o software da StorageCraft que permite, em tempo real, salvaguardar toda a informação no servidor, armazenando a informação de encontro com as necessidades do cliente.
Outra medida implementada para garantir a estabilidade da rede foi a instalação de uma unidade de UPS da HP que salvaguarda a informação por alguns instantes em caso de falha de energia, permitindo o encerramento do servidor em segurança (prática que aumenta a longevidade do servidor e do sistema operativo).
Software
Sage Retail | Gestão Comercial e de Tesouraria
Uma das soluções implementadas foi a ferramenta Sage Retail, que já tinha base implementada, mas que não estava configurada de forma a ir ao encontro das necessidades do cliente. À medida que o Grupo foi evoluindo, surgiram novas necessidades que não existiam.
Existia falta de informação generalizada sobre os onze talhos do Grupo, uma vez que que a gestão era feita individualmente.
A partir do início do ano de 2017, decidiram implementar uma solução que permitisse centralizar dados referentes a todos os talhos e assim colmataram essa necessidade de aceder facilmente à informação referente a outros talhos do Grupo.
A partir da centralização, aquilo que mudou foi passar a ter noção dos custos da mercadoria, da sua rentabilidade e dos desperdícios, a nível do Grupo. Assim, passaram a ter maior controlo sobre erros ou falhas humanas, causas dos desperdícios e rentabilidade na escolha certa de fornecedores. Além disso, permitiu reconhecer a melhor forma de negociar com os mesmos.
Ao nível de tesouraria, o Sage Retail permitiu centralizar as compras (gestão de stock e ponderação de custos), pagamentos (acompanhamento de contas-corrente e pagamento em lote, via ficheiro SEPA) e gestão de conta bancária (registo de movimentos, distribuídos por categorias).
Sage Business Suite | Gestão de Contabilidade e Análise Financeira
Outra grande alteração que foi efetuada foi a interligação total dos movimentos de compras, vendas, recebimentos e pagamentos serem importados na aplicação de Contabilidade. Um processo que era manual, sujeito a erros de contabilização, passaram a ter integração automática na aplicação de Contabilidade Sage Business Suite.
O trabalho deixou de ser feito manualmente e passou a receber todas os documentos já previamente elaborados no Sage Retail.
Com o auxilio de um outro Software de análise financeira, da Sage, dotou-se esta empresa de mais uma ferramenta que possibilita uma análise de custos e proveitos, quer comparativos com outros períodos contabilísticos, quer evolutivos do negócio, sendo inclusive possível avaliar rácios de rentabilidade outrora difíceis de obter.
Testemunho da Empresa Talhos Carnes São Martinho
“Tendo sido demonstrado uma dedicação exemplar na concretização dos objetivos inicialmente propostos, a equipa Sage e de Sistemas da Samsys revelou-se estar num nível de desempenho e profissionalismo excelente, a fim de solucionar as necessidades de inovação, simplificação e eficácia organizacional das Carnes São Martinho”. Ana Sousa, Diretora Executiva dos Talhos Carnes São Martinho
Principal Equipa Responsável
[ssys_equipa equipa=”sage”]
O modo de atuação da Samsys
Na Samsys prezamos a satisfação dos nossos parceiros, apostando o nosso melhor em cada projeto, que tratamos como sendo único e especial. Dedicamo-nos a cada um de forma empenhada, sentindo-o como sendo verdadeiramente nosso e transmitindo toda a confiança e transparência que o cliente merece. Os valores em que nos baseamos, no nosso método de trabalho, são também os pilares da Samsys. É este espírito que queremos transmitir com este caso que partilhamos sobre o processo por que passámos com a Carnes São Martinho e que esperamos que se reflita noutros negócios futuros. Assim sabemos que estamos a levar valor aos clientes e esse é de facto o nosso propósito enquanto facilitadores.
Juntos vamos mais longe
As nossas conquistas são as suas conquistas. Se formos juntos, elas serão ainda maiores.
Agradecemos igualmente à Carnes são Martinho por também nos termos apoiado, que passou também pelo patrocínio do maior evento da Academia Samsys: o DDC. Obrigado!
